Montea is een gereglementeerde vastgoedvennootschap (gvv) die zich specialiseert in logistiek vastgoed, zoals productie- en opslaghallen. Dit beursgenoteerde bedrijf is actief in Belgie, Nederland en Frankrijk en beheert een portefeuille van 912 miljoen euro vastgoed in reële waarde. Concreet gaat het om 1,2 miljoen vierkante meter, verspreid over 63 sites.“Klanten huren bij Montea omdat ze op die manier geen gebouwen op hun balans moeten nemen”, legt Els Vervaecke uit. “Dat kan belangrijk zijn in functie van de ratio’s die ze nastreven.” Even goed beslissen bedrijven een pand te huren omdat ze zich nauwgezet op hun kernactiviteiten willen focussen. “Ze nemen bij ons dan een servicepakket af, met niet alleen het gebouw op zich, maar ook alle diensten rond facility management en onderhoud die daarbij komen kijken.”

De aankoop van kant-en-klaar logistiek vastgoed ligt vandaag minder voor de hand, volgens Els Vervaecke. “Monteal zet daarom vooral in op ontwikkeling. Oppervlakte is daarbij essentieel. Voor logistiek vastgoed heb je veel ruimte nodig – en dus focussen we vooral op de aankoop van grond. Het is duidelijk dat we in België slimmer met de beschikbare ruimte moeten omgaan”, vervolgt Els Vervaecke. “Logistiek vastgoed zal in de toekomst meer en meer in de hoogte werken.”

Tijdwinst met RACS

Els Vervaecke leidt vanuit het hoofdkwartier van Montea in Aalst een financiële afdeling in België, Nederland en Frankrijk. “Gezien onze portefeuille op enkele jaren tijd quasi verdubbelde stonden we voor de nodige uitdagingen.” Tijdens de eerste groeifase van het bedrijf maakte Montea gebruik van een boekhoudpakket voor kmo’s. Naarmate de groeisnelheid toenam, bleek de oplossing op haar limieten te stoten. Montea ging daarop op zoek naar een toepassing die de groei van de onderneming op langere termijn zou ondersteunen.

Het selectietraject bracht Montea uiteindelijk bij RACS. “Er is bewust niet gekozen voor een ERP-pakket met duizend-en-één toeters en bellen”, zegt Els Vervaecke. “Toch biedt RACS ons alle functionaliteit die we vandaag en morgen nodig hebben. Daarbij weten we dat het pakket verder mee kan groeien met het bedrijf en dat RACS als dienstverlener meteen ook de nodige ondersteuning kan bieden.”

“RACS denkt goed met ons mee over wat we precies van de software verwachten”, vervolgt Els Vervaecke. “Dat levert ons niet alleen een enorme tijdswinst op maar laat ons ook toe om in de toekomst stap voor stap meer functionaliteit in gebruik te nemen.”

Montea gebruikt in hoofdzaak de standaardfunctionaliteit die RACS aanbiedt. Het bedrijf wist de maatwerkaanpassingen tot een minimum te beperken, al gebeurden er wel enkele modificaties in functie van de internationale werking van Montea. Belangrijk voor Montea is dat RACS de rapporteringsbehoeften van het bedrijf ondersteunt, met de diverse nuances tussen de geconsolideerde, Belgische, Nederlandse en Franse rapportering.

De meest zichtbare voordelen die voortkomen uit het gebruik van RACS, zijn vandaag onder andere merkbaar bij de boekhouding. “Veel meer dan vroeger kunnen de accountants nu steunen op automatisch gegenereerde informatie”, legt Els Vervaecke uit. “De verwerking en opvolging van inkomende facturen, bijvoorbeeld, loopt in RACS automatisch door tot aan het concrete boekingsvoorstel. Dat soort toepassingen levert een enorme tijdwinst op. Het laat ons toe onze medewerkers in te zetten bij opdrachten die het bedrijf een meerwaarde opleveren, zoals rapportering of de meer gerichte opvolging van de debiteuren.”

Verdere automatisering

Vroeger was de facturatie bij Montea een bijzonder ingewikkelde en arbeidsintensieve opdracht, met vaak heel wat manuele aanpassingen en correcties. Sinds de komst van RACS slaagde het bedrijf erin die moeilijke opdracht stap voor stap te automatiseren. “De facturatiemodule kent alle parameters van ieder contract en ieder addendum”, zegt Els Vervaecke. “RACS maakt voor ons automatisch alle afrekeningen, perfect in lijn met de afspraken die daarover zijn gemaakt met de klant: per maand, per kwartaal, met alle doorrekeningen die van toepassing zijn, rekening houdend met allerlei verdeelsleutels, enzovoort. Het opstellen van een factuur vroeg vroeger heel wat gepuzzel. Vandaag volstaat een druk op de knop.”

“Het opstellen van een factuur vroeg vroeger heel wat gepuzzel. Vandaag volstaat een druk op de knop.”

Altijd blijven verbeteren

 “We zetten in op digitalisering”, zegt Els Vervaecke. “Dat blijft de beste manier om de snelle groei van de onderneming op langere termijn te ondersteunen.” Digitalisering biedt bovendien een stevige basis voor verdere automatisering. “We evolueren naar een scenario waarbij we de maandelijkse afsluiting in RACS uitvoeren, waarbij we de repetitieve jobs – met name in verband met rapportering – zo veel mogelijk automatiseren.” Voor RACS is daarbij een sleutelrol weggelegd, omdat de software tijdig de juiste, accurate data aanlevert.

Aan verdere plannen met RACS ontbreekt het de CFO van Montea alvast niet. “We zien nog veel potentieel in de verdere automatisering van repetitieve, manuele taken”, zegt Els Vervaecke. “Ik denk onder meer aan het debiteurenbeheer.” Op termijn zal Montea vanuit RACS automatisch betalingsaanmaningen uitsturen, waarbij het systeem meteen ook de verschuldigde verwijlintresten berekent. De manier waarop Montea de voorbije jaren het gebruik van RACS stap voor stap heeft uitgebreid, geeft goed aan hoe de software is uitgegroeid tot een compagnon de route in het groei- en veranderingstraject van Montea. “Het gaat erom verder te blijven evolueren”, zegt Els Vervaecke. De markt verandert, het bedrijf verandert, en de implementatie van financiële software surft daar op mee. Tegelijk is het werk ook nooit helemaal af. Een concreet einddoel is er niet, wel het inzicht dat continuous improvement  onmisbaar is.