25.10.2019

TUI en RACS: lange historiek, sterk partnerschap

Al meer dan twintig jaar steunt het financiële beheer van TUI in West-Europa op de software van RACS. Achter de samenwerking schuilt een eenvoudig recept. RACS biedt een heldere oplossing die mee evolueert met de business van TUI, zonder nodeloze complexiteit en met een prima prijs-kwaliteitsverhouding.

Wim Van Besien, CFO Western Region bij TUI

TUI is de grootste reisonderneming van België. Het bedrijf is actief als touroperator en als exploitant van een netwerk van reiskantoren. Daarnaast runt het ook de luchtvaartmaatschappij TUI fly. In ons land telt TUI ongeveer drieduizend medewerkers, waarvan vijfhonderd piloten en duizend medewerkers cabinepersoneel bij TUI fly. Duurzaam toerisme is belangrijk voor TUI. Daarom heeft het bedrijf intussen meer dan vijfhonderd accommodaties in portefeuille met een duurzaamheidslabel. “De vragen en verwachtingen van de consument verschillen sterk van land tot land”, zegt Wim Van Besien, CFO Western Region (België, Nederland, Frankrijk en Marokko) bij TUI. “Zo blijft in Nederland de vraag naar pakketreizen groot, terwijl er in België heel wat klanten zijn die hun vakantie à la carte samenstellen en bij ons bijvoorbeeld enkel een hotel of een vliegticket bestellen.”

Zoals bekend heeft de digitalisering een grote impact op de toeristische sector. Consumenten boeken hun vakanties almaar vaker online. Het is een evolutie waarop TUI goed wist in te spelen. De activiteiten van de touroperator maken vandaag maar dertig procent van de omzet uit. “Een groot deel van de omzet is onder meer afkomstig van onze eigen hotels en van cruises”, zegt Wim Van Besien. “En uiteraard zetten we ook zelf mee in op het digitale verhaal, onder meer door de klanten online naar onze hotels te loodsen.”

“Efficiënt financieel beheer is maar haalbaar wanneer je over een solide basis beschikt. Dat is precies wat RACS ons bezorgt.”

Grote betrouwbaarheid, weinig onderhoud

Op het vlak van finance heeft TUI op groepsniveau een corporate finance leadership team uitgebouwd, aangestuurd door Group CFO Birgit Conix. Daarnaast zijn er drie regionale CFO’s die aan haar rapporteren. Per land is er verder een financiële directeur met een eigen team voor onder meer boekhouding en controlling. In België gaat het om een team van zeventig medewerkers. Veertig daarvan ondersteunen de activiteiten van de touroperator, twintig medewerkers richten zich op de luchtvaartmaatschappij en een tiental op de reiskantoren.

Voor de ondersteuning van de financiële teams in België, Nederland, Frankrijk en Marokko maakt TUI gebruik van RACS. In België gaat de gezamenlijke historiek van TUI en RACS terug tot het einde van de jaren negentig. “Uiteraard zijn er doorheen de jaren heel wat updates en upgrades geweest”, zegt Wim Van Besien. Op een gegeven moment kreeg de CFO vanuit de hoofdzetel van TUI de vraag een keuze te maken tussen RACS en SAP. Daar moest hij niet lang over nadenken. “RACS biedt een goede prijs-kwaliteitsverhouding”, klinkt het. “De software is bijzonder betrouwbaar en op het vlak van IT en infrastructuur vraagt de oplossing weinig onderhoud. Het was voor ons een logische keuze om bij RACS te blijven.”

Eenvoudige integratie

TUI België koos destijds bewust niet voor een ERP-pakket met allerhande toeters en bellen. Het bedrijf vond in RACS alle functionaliteit die het nodig had, met de wetenschap dat het ook op RACS kon rekenen voor de ondersteuning van zijn toekomstige traject. TUI gebruikt voornamelijk de standaardfunctionaliteit van RACS. “Doorheen de jaren zijn er af en toe wel wat functies bijgebouwd die zich specifiek richten op de toeristische sector”, vult Wim Van Besien aan. “Ik denk onder meer aan de ondersteuning van de diverse betalingsstromen, zoals onze voorafbetalingen aan hotels en onze uitstaande leningen.” Verder laat RACS toe dat TUI zijn cashbeheer loskoppelt van de boekhouding. “In onze branche is dat echt een must, onder meer om vlot betalingen te kunnen verrekenen met partners.”

De voorbije jaren slaagde TUI erin om dankzij RACS het aantal gebruikte tools terug te dringen. “Vroeger hadden we een aparte tool voor het beheer van kostennota’s”, zegt Wim Van Besien. “Vandaag doen we dat volledig in RACS, met een bijhorende goedkeuringsworkflow.” Idem voor de scanning en verwerking van aankoopfacturen. “Die externe software zijn we aan het afbouwen, zodat we alles van inkoop straks in RACS kunnen behandelen.” Momenteel werkt de IT-afdeling van TUI aan een nieuw reservatiesysteem. In die context vroeg TUI aan RACS om verschillende modules uit te werken, onder meer in verband facturatie. “Op die manier zullen we over een tool beschikken waarmee we de complete relatie met de klant kunnen beheren, van reservatie tot facturatie.”

Even goed blijkt RACS een heel open omgeving te bieden, die de integratie met externe tools zo efficiënt mogelijk laat verlopen. “We gebruiken onder meer Airpass, een toepassing voor de controle van de facturen die afkomstig zijn van luchtvaartmaatschappijen. In één dag was de implementatie daarvan afgerond, met name dankzij het feit dat RACS over een open database beschikt.” En ook in de andere richting verloopt het dataverkeer vlot. “Voor onze rapportering halen we data uit RACS, die we vervolgens met IBM Cognos TM1 en TIBCO Spotfire verder bewerken.”

Performante kostenstructuur

Voor TUI is het duidelijk waarin de toegevoegde waarde van RACS schuilt. “We hebben RACS altijd als een platform ervaren dat de voorkeur geeft aan helderheid”, zegt Wim Van Besien. “RACS is niet complex – en daardoor ook betaalbaar.” Bijkomend voordeel is dat RACS en TUI elkaar intussen door en door kennen. “We hebben een lange historiek samen. Dat werkt uiteraard in twee richtingen. Wij weten perfect welke vragen we aan RACS kunnen voorleggen. Even goed zijn er bij RACS heel wat medewerkers die bijzonder goed vertrouwd zijn met onze organisatie en onze business.” Tussen TUI en RACS is zo een hechte partnerschap ontstaan.

“Het allerbelangrijkste is natuurlijk dat RACS ons al ruim twintig jaar helpt om onze kostenstructuur performant te houden”, vat Wim Van Besien samen. “Het is de grootste uitdaging in onze sector: voortdurend efficiënt blijven, ook op het vlak van financieel beheer. Daar slaag je als bedrijf alleen maar in wanneer je over een solide basis beschikt. En dat is precies wat RACS ons bezorgt: een stevige fundering voor accounting en controlling, waarop het hele verdere financiële beheer steunt.” Vandaag draait RACS on premise in de Belgische hoofdzetel van TUI in Oostende. “Op termijn gaan we naar de cloud”, besluit Wim Van Besien. “Dat is de algemene visie van de groep. We bereiden die oefening intussen voor en kijken er eigenlijk ook al wat naar uit. Het belooft een interessant traject te worden, met heel wat nieuwe opportuniteiten.”