11.03.2019

RACS ondersteunt steil groeipad bij Montea

Bij Montea houdt de snelle groei aan. De specialist in logistiek vastgoed ondersteunt dat traject met een toekomstgericht financieel beleid.
Het team van CFO Els Vervaecke rekent daarbij onder meer op de financiële software van RACS. “Want het lukt echt niet om een future-proof bedrijf uit te bouwen met technologie van gisteren.”

Montea is een gereglementeerde vastgoedvennootschap (gvv) die zich heeft gespecialiseerd in logistiek vastgoed, zoals productie- en opslaghallen. Een gvv is onderworpen aan een specifieke reglementering en staat onder toezicht van de FSMA. Sinds 2006 is Montea beursgenoteerd. Oprichter Dirk De Pauw en een aantal verzekeringsmaatschappijen zijn als referentieaandeelhouders in het bezit van 65% van de aandelen. Montea is actief in België, Nederland en Frankrijk. Het bedrijf beheert een portefeuille van 912 miljoen euro vastgoed in reële waarde. Concreet gaat het om 1,2 miljoen vierkante meter, verspreid over 63 sites. De helft van de portefeuille bevindt zich in België, voornamelijk op de as Antwerpen-Brussel. Montea focust op lange termijn, wat duidelijk blijkt uit de KPI’s van de portefeuille. “Onze huurcontracten hebben een gemiddelde looptijd van 8,5 jaar”, zegt CFO Els Vervaecke. “Even goed hebben we klanten die contracten afsluiten voor vijftien, twintig of dertig jaar.”

Dienstverlener

Daar staat tegenover dat de gemiddelde leeftijd van de gebouwen uit de portefeuille van Montea minder dan zeven jaar bedraagt. Wanneer we er rekening mee houden dat logistiek vastgoed pas na dertig jaar aan renovatie toe is, bezorgt dat Montea goede vooruitzichten. Met een bezettingsgraad van 99,1% is het vastgoed van het bedrijf bovendien duidelijk gegeerd. “Klanten huren omdat ze op die manier geen gebouwen op hun balans moeten nemen”, legt Els Vervaecke uit. “Dat kan belangrijk zijn in functie van de ratio’s die ze nastreven.” Even goed beslissen bedrijven een pand te huren omdat ze zich nauwgezet op hun kernactiviteiten willen focussen. “Ze nemen bij ons dan een servicepakket af, met niet alleen het gebouw op zich, maar ook alle diensten rond facility management en onderhoud die daarbij komen kijken.” Dat is ook almaar meer de manier waarop Montea zich in de markt zet: als een servicepartner waarbij de huurder terecht kan voor een complete dienstverlening, tegen een vaste, voorspelbare huurprijs.

“De waardering voor logistiek vastgoed neemt hand over hand toe”, zegt Els Vervaecke. “Dat heeft uiteraard gevolgen op het vlak van yield en rendement.” Anders gezegd: de aankoop van kant-en-klaar logistiek vastgoed ligt vandaag minder voor de hand. Daarom zet Montea vooral in op ontwikkeling. “Oppervlakte is daarbij essentieel. Voor logistiek vastgoed heb je veel ruimte nodig – en dus focussen we vooral op de aankoop van grond.” In 2018 kocht Montea een terrein van vijftig hectare aan, dat intussen voor dertig jaar is verhuurd aan een recyclagebedrijf. Op termijn wil Montea het terrein voor de helft bebouwen. Dit jaar verwierf Montea tot dusver 22 hectare. Die site is voor 12,5 jaar verhuurd aan een autodistributeur. Ook hier plant Montea op termijn tien hectare bebouwing. “Het is duidelijk dat we in België slimmer met de beschikbare ruimte moeten omgaan”, vervolgt Els Vervaecke. “Logistiek vastgoed zal in de toekomst meer en meer in de hoogte werken.”

Verdubbeling in portefeuille

Els Vervaecke leidt vanuit het hoofdkwartier van Montea in Aalst een financiële afdeling van negen medewerkers: zeven in België, in Nederland en Frankrijk aangevuld met telkens één financiële medewerker. “Ik ben een kleine vier jaar bij Montea aan de slag”, vertelt ze. “In die periode hebben we de portefeuille van het bedrijf zien verdubbelen.” Dat zorgt uiteraard voor de nodige uitdagingen. Naast de klassieke financiële administratie werkt het financiële team vooral op corporate governance (met de ondersteuning van een gespecialiseerd advocatenkantoor), investeerdersrelaties, verzekering, personeelsbeheer en IT.

Tijdens de eerste groeifase van het bedrijf maakte Montea gebruik van een boekhoudpakket voor kmo’s. Naarmate de groeisnelheid toenam, bleek de oplossing op haar limieten te stoten.

Montea ging daarop op zoek naar een toepassing die de groei van de onderneming op langere termijn zou ondersteunen. Het selectietraject bracht Montea uiteindelijk bij RACS. “Er is bewust niet gekozen voor een ERP-pakket met duizend-en-één toeters en bellen”, zegt Els Vervaecke. “Toch biedt RACS ons alle functionaliteit die we vandaag en morgen nodig hebben. Daarbij weten we dat het pakket verder mee kan groeien met het bedrijf en dat RACS als dienstverlener meteen ook de nodige ondersteuning kan bieden.”

Montea gebruikt in hoofdzaak de standaardfunctionaliteit die RACS aanbiedt. Het bedrijf wist de maatwerkaanpassingen tot een minimum te beperken, al gebeurden er wel enkele modificaties in functie van de internationale werking van Montea. “De financiering voor de ontwikkeling van onze business organiseren we op groepsniveau op”, legt Els Vervaecke uit. “In de boeken van onze Franse en Nederlandse activiteiten, duiken die leningen niet op. RACS ondersteunt dat perfect.” Belangrijk voor Montea is dat RACS ook de rapporteringsbehoeften van het bedrijf ondersteunt, met opnieuw de diverse nuances

tussen de geconsolideerde, Belgische, Nederlandse en Franse rapportering. “RACS denkt goed met ons mee over wat we precies van de software verwachten”, vervolgt Els Vervaecke. “Dat laat ons toe om in de toekomst stap voor stap meer functionaliteit in gebruik te nemen.”

Tijdwinst

De meest zichtbare voordelen die voortkomen uit het gebruik van RACS, zijn vandaag onder andere merkbaar bij de boekhouding. “Veel meer dan vroeger kunnen de accountants nu steunen op automatisch gegenereerde informatie”, legt Els Vervaecke uit. “De verwerking en opvolging van inkomende facturen, bijvoorbeeld, loopt in RACS automatisch door tot aan het concrete boekingsvoorstel. Dat soort toepassingen levert een enorme tijdwinst op. Het laat ons toe onze medewerkers in te zetten bij opdrachten die het bedrijf een meerwaarde opleveren, zoals rapportering of de meer gerichte opvolging van de debiteuren.”

De facturen die de debiteuren ontvangen, komen uit de facturatiemodule van RACS. Vroeger was de facturatie bij Montea een bijzonder ingewikkelde en arbeidsintensieve opdracht, met vaak heel wat manuele aanpassingen en correcties. Sinds de komst van RACS slaagde het bedrijf erin die moeilijke opdracht stap voor stap te automatiseren. “De facturatiemodule kent alle parameters van ieder contract en ieder addendum”, zegt Els Vervaecke. “RACS maakt voor ons automatisch alle afrekeningen, perfect in lijn met de afspraken die daarover zijn gemaakt met de klant: per maand, per kwartaal, met alle doorrekeningen die van toepassing zijn, rekening houdend met allerlei verdeelsleutels, enzovoort. Het opstellen van een factuur vroeg vroeger heel wat gepuzzel. Vandaag volstaat een druk op de knop.”

Het opstellen van een factuur vroeg vroeger heel wat gepuzzel. Vandaag volstaat een druk op de knop.

Geïntegreerde datastromen

Essentieel in de opzet van RACS bij Montea is de vlotte koppeling met andere software. Het technische beheer van zijn gebouwen ondersteunt Montea met software van Spacewell, het voormalige MCS. Data over bestellingen en aankooporders die de beheerders in Spacewell initiëren, stroomt naadloos door naar RACS. Bovenop dat geïntegreerde geheel heeft Montea de BI-software IBM Cognos TM1 geïmplementeerd. In dat systeem bouwt Montea rapporteren, onder meer met de data die uit RACS afkomstig zijn. “Het gaat om rapporten voor huurders en bestuurders, die we vroeger manueel produceerden in Excel.” Even goed levert RACS ook data aan die de grondstof vormen voor informatie die Montea aan investeerders en analisten verstrekt.

Het is duidelijk dat de combinatie van RACS en Cognos TM1 een belangrijke drijfveer vormde voor de verdere professionalisering van de financiële functie bij Montea. “We zetten in op digitalisering”, zegt Els Vervaecke. “Dat blijft de beste manier om de snelle groei van de onderneming op langere termijn te ondersteunen.” Digitalisering biedt bovendien een stevige basis voor verdere automatisering. “We evolueren naar een scenario waarbij we

de maandelijkse afsluiting in RACS uitvoeren, waarbij we de repetitieve jobs – met name in verband met rapportering – zo veel mogelijk automatiseren.” Voor RACS is daarbij een sleutelrol weggelegd, omdat de software tijdig de juiste, accurate data aanlevert.

Blijven verbeteren

Aan verdere plannen met RACS ontbreekt het de CFO van Montea alvast niet. “We zien nog veel potentieel in de verdere automatisering van repetitieve, manuele taken”, zegt Els Vervaecke. “Ik denk onder meer aan het debiteurenbeheer.” Op termijn zal Montea vanuit RACS automatisch betalingsaanmaningen uitsturen, waarbij het systeem meteen ook de verschuldigde verwijlintresten berekent. De manier waarop Montea de voorbije jaren het gebruik van RACS stap voor stap heeft uitgebreid, geeft goed aan hoe de software is uitgegroeid tot een compagnon de route in het groei- en veranderingstraject van Montea. “Het gaat erom verder te blijven evolueren”, zegt Els Vervaecke. De markt verandert, het bedrijf verandert, en de implementatie van financiële software surft daar op mee. Tegelijk is het werk ook nooit helemaal af. Een concreet einddoel is er niet, wel het inzicht dat continuous improvement  onmisbaar is. “Dat klopt. Zo plannen we nu een oefening rond de optimalisering en standaardisering van onze rapportering. Daar gaat het uiteindelijk om: altijd blijven verbeteren.”