20.03.2019

Care Property Invest: Finance steekt tandje bij met RACS

De voorbije vijf jaar onderging Care Property Invest een ingrijpende transformatie. Het bedrijf verbreedde zijn actieterrein en startte een internationaal verhaal. Voor het financiële beheer van zijn complexe projecten steunt Care Property Invest op de software van RACS, een bedrijf uit de UniPartners Group. Met name op het vlak van rapportering maakt de oplossing het verschil. Via RACS heeft Care Property Invest steevast alle benodigde informatie bij de hand: zowel voor de interne opvolging van projecten en de wettelijk verplichte rapportering, als voor informatieverstrekking aan investeerders en analisten.

care property invest

Het verhaal van Care Property Invest startte in 1995, met de oprichting van Serviceflats Invest. Het ging om een bevak (beleggingsvennootschap met vast kapitaal) die op vraag van de Vlaamse overheid zowat tweeduizend serviceflats zou bouwen. In 1996 trok de vennootschap naar de beurs. Het businessmodel van Serviceflats Invest was vrij eenvoudig. OCMW’s en caritatieve vzw’s die eigenaar waren van grond, gaven recht van opstal aan de vennootschap. Die bouwde de serviceflats en gaf ze daarna aan de OCMW’s en caritatieve vzw’s voor 32 jaar in erfpacht. Op het eind van de rit krijgen de OCMW’s en caritatieve vzw’s de gebouwen weer in eigendom en ontvangt de vennootschap een opstalvergoeding. In 2026 loopt het eerste project af, het laatste in 2046. Bij de projecten van Serviceflats Invest – 1988 serviceflats, verspreid over 76 sites – subsidieerde Vlaanderen de terugbetaling van de kapitaalkosten.

Doorstart met extra complexiteit

“Er kwam uiteraard wat kijken bij de opvolging van de ontwikkeling van de diverse projecten”, vertelt CFO Filip Van Zeebroeck in het hoofdkwartier van Care Property Invest in Schoten. “Maar eenmaal een project was opgeleverd, liep er eigenlijk maar één contract met het betreffende OCMW of met de caritatieve vzw in kwestie.” Alle contracten waren bovendien gelijklopend, wat de vennootschap toeliet om het geheel op een adequate manier op te volgen met niet veel meer dan een boekhoudpakket en een rekenblad. Dat veranderde drastisch in 2014. Vanaf dan besliste Vlaanderen om nieuwe projecten niet meer te subsidiëren. De vennootschap nam de nieuwe naam Care Property Invest aan en verruimde haar scope. Ze bouwt nu allerlei zorgvastgoed (niet alleen serviceflats), in heel België en en Nederland (niet alleen in Vlaanderen) en voor een mix van publieke en private operatoren.

“We hebben zo een echte doorstart gemaakt”, zegt Filip Van Zeebroeck. “We hebben op korte tijd onze portefeuille verdubbeld.” Tegelijk nam voor finance de complexiteit sterk toe. Elke operator krijgt een aangepast contract. Daarnaast gebeurt de acquisitie van een project telkens op een andere, specifieke manier. Verder heeft Care Property Invest intussen veertien dochtervennootschappen. “Die wijzigingen in onze manier van werken – gecombineerd met de sterke groei van de onderneming – verklaren onder meer de toegenomen behoefte op het vlak van rapportering”, legt Filip Van Zeebroeck uit. “Het gaat niet alleen om IFRS-rapportering, maar ook om de informatie die we ter beschikking stellen van investeerders en analisten. Daar is ook behoefte aan: in 2015 en 2017 hebben we kapitaalsverhogingen doorgevoerd van meer dan 100 miljoen euro.”

Nieuwe tool voor finance

Om de groei in activiteit en complexiteit adequaat op te vangen, versterkte Care Property Invest zijn financiële afdeling met twee krachten. Het team telt vandaag vijf medewerkers. Daarnaast ging CFO Van Zeebroeck op zoek naar een nieuwe financiële tool. “Met enkel ons oude boekhoudpakket en Excel zouden we niet meer kunnen volgen”, zegt hij. “We hebben de markt bekeken en spraken met een aantal collega’s uit onze sector.” Zo kwam Care Property Invest al snel uit bij RACS, een Belgische best-of-breed softwareoplossing voor complex financieel beheer. “Het bedrijf was al vertrouwd met onze sector, wat uiteraard een groot voordeel is.” Onder meer het beursgenoteerde bedrijf Montea – actief in logistiek vastgoed – is een gebruiker van de software.

RACS stond zelf in voor de implementatie van de oplossing bij Care Property Invest. “De projectmanager heeft een achtergrond aan businesskant en werkte zelf jarenlang met de software”, zegt Filip Van Zeebroeck. “Dat zorgde ervoor dat RACS heel goed samen met ons mee dacht, proactief en echt vanuit de business.” Het resulteerde in een vlotte implementatie, gestoeld op de nauwe samenwerking tussen klant en leverancier. Care Property Invest koos bovendien voor een implementatie in de cloud. Dat verlost het bedrijf alvast van alle zorgen op het vlak van IT-infrastructuur en de bijhorende inspanningen rond beveiliging, updates en onderhoud.

Geen big bang

Op 1 januari 2019 – bij de start van het nieuwe boekjaar – nam Care Property Invest de nieuwe oplossing in gebruik. “We hebben bewust niet voor een big bang gekozen. Tijdens het eerste kwartaal liepen we dubbel, samen met de oude software. Uiteindelijk hebben we zo op een gecontroleerde en beheerste manier de overstap gemaakt. RACS voorzag daarbij ook de nodige opleiding voor het finance team.” Concreet voert Care Property Invest zijn boekhouding in RACS. De eigenlijke projectopvolging – zoals de ontwikkeling van nieuwe gebouwen of de aankoop van bestaande gebouwen – gebeurt in de vastgoedmodule van RACS. “Vroeger deden we dat volledig in Excel”, zegt Filip Van Zeebroeck, “in een rekenblad dat we zelf hadden ontwikkeld.” Dat had als nadeel dat er soms verschillende versies van een Excel-bestand in omloop waren, waardoor niet iedereen altijd over dezelfde informatie beschikte.

“Vandaag is de aard van onze business ook helemaal anders. Elk project verschilt, we werken met diverse aannemers, enzovoort.” Wilde Care Property Invest met Excel verderwerken, dan had het bedrijf voor ieder project een aparte sheet moeten ontwikkelen. “Dat was niet houdbaar. Dankzij RACS kunnen we veel efficiënter werken. Bovendien stromen de data uit de vastgoedmodule automatisch door naar de boekhouding.” Dat zorgt ervoor dat Care Property Invest efficiënter budgetten kan opstellen en het overzicht weet te behouden over de operationele kosten van de diverse projecten. In een volgende stap neemt Care Property Invest ook de oplossing voor scanning en integratie in gebruik. Via RACS zal het bedrijf inkomende facturen scannen. Een digitale workflow zorgt aansluitend voor het goedkeuringsproces en de verwerking in de boekhouding.

Snelle toegang tot informatie

De belangrijkste meerwaarde van RACS bevindt zich op het vlak van rapportering. “Met name de dashboards maken het verschil”, stelt Filip Van Zeebroeck. “Met die tool kunnen we makkelijk zelf analyses maken. De resultaten stellen we op een overzichtelijke manier voor aan de raad van bestuur, onder meer via taartdiagrammen die een verdere drill-down toelaten.” Tegelijk biedt RACS een beter overzicht aan de CFO en zijn team. “Vroeger moesten we telkens weer schipperen tussen de boekhouding en Excel. Vandaag hebben we veel sneller toegang tot informatie. We kunnen de vragen van de business nu ook sneller en beter beantwoorden.”

Vroeger moesten we telkens weer schipperen tussen de boekhouding en Excel. Vandaag hebben we veel sneller toegang tot informatie.

Veerkrachtige organisatie

Algemeen gesteld zorgt RACS bij de financiële afdeling van Care Property Invest voor meer efficiëntie. Tegelijk krijgen finance en de business meer zicht op wat er in de diverse projecten gebeurt. “We zijn een beursgenoteerde onderneming”, besluit Filip Van Zeebroeck. “Het spreekt vanzelf dat we over een sterke, professioneel uitgebouwde financiële functie beschikken. Tegelijk hebben we nood aan een veerkrachtige organisatie, die in staat is om onze aanhoudende groei te ondersteunen. RACS helpt ons daarbij. De hogere efficiëntie en productiviteit die we dankzij RACS realiseren, laat ons toe de verdere groei van de onderneming met het bestaande team op te vangen.”