Het verhaal van Care Property Invest startte in 1995, met de oprichting van Serviceflats Invest. Het ging om een BEVAK (beleggingsvennootschap met vast kapitaal) die op vraag van de Vlaamse overheid zowat tweeduizend serviceflats zou bouwen. In 1996 trok de vennootschap naar de beurs. Het businessmodel van Serviceflats Invest was vrij eenvoudig. OCMW’s en caritatieve vzw’s die eigenaar waren van grond, gaven recht van opstal aan de vennootschap. Die bouwde de serviceflats en gaf ze daarna aan de OCMW’s en caritatieve vzw’s voor 32 jaar in erfpacht. Op het eind van de rit krijgen de OCMW’s en caritatieve vzw’s de gebouwen weer in eigendom en ontvangt de vennootschap een opstalvergoeding. In 2026 loopt het eerste project af, het laatste in 2046.

Doorstart met extra complexiteit

Initieel kwam er uiteraard wat kijken bij de opvolging van de ontwikkeling van de diverse projecten”, vertelt CFO Filip Van Zeebroeck. “Maar eenmaal een project was opgeleverd, liep er eigenlijk maar één contract met het betreffende OCMW of met de caritatieve vzw in kwestie.” Alle contracten waren bovendien gelijklopend, wat de vennootschap toeliet om het geheel op een adequate manier op te volgen met niet veel meer dan een boekhoudpakket en een rekenblad. Dat veranderde drastisch in 2014. Vanaf dan besliste Vlaanderen om nieuwe projecten niet meer te subsidiëren. De vennootschap nam de nieuwe naam Care Property Invest aan en verruimde haar scope. Ze bouwt nu allerlei zorgvastgoed (niet alleen serviceflats), in heel België en Nederland (niet alleen in Vlaanderen) en voor een mix van publieke en private operatoren.

 Nieuwe tool voor finance

Om de groei in activiteit en complexiteit adequaat op te vangen, versterkte Care Property Invest zijn financiële afdeling met enkele extra krachten. Daarnaast ging CFO Van Zeebroeck op zoek naar een nieuwe financiële tool. “Met enkel ons oude boekhoudpakket en Excel zouden we niet meer kunnen volgen”, zegt hij. “We hebben de markt bekeken en spraken met een aantal collega’s uit onze sector.” Zo kwam Care Property Invest al snel uit bij RACS, een Belgische best-of-breed softwareoplossing voor complex financieel beheer. “Het bedrijf was al vertrouwd met onze sector, wat uiteraard een groot voordeel is.”

RACS stond zelf in voor de implementatie van de oplossing bij Care Property Invest. “De projectmanager heeft een achtergrond aan businesskant en werkte zelf jarenlang met de software”, zegt Filip Van Zeebroeck. “Dat zorgde ervoor dat RACS heel goed samen met ons meedacht, proactief en echt vanuit de business.” Het resulteerde in een vlotte implementatie, gestoeld op de nauwe samenwerking tussen klant en leverancier. Care Property Invest koos bovendien voor een implementatie in de cloud. Dat verlost het bedrijf alvast van alle zorgen op het vlak van IT-infrastructuur en de bijhorende inspanningen rond beveiliging, updates en onderhoud.

Geautomatiseerde flow en snelle toegang tot informatie

 Concreet voert Care Property Invest zijn boekhouding in RACS. De eigenlijke projectopvolging – zoals de ontwikkeling van nieuwe gebouwen of de aankoop van bestaande gebouwen – gebeurt in de vastgoedmodule van RACS.  De data uit de vastgoedmodule stromen automatisch door naar de boekhouding.” Dat zorgt ervoor dat Care Property Invest efficiënter budgetten kan opstellen en het overzicht weet te behouden over de operationele kosten van de diverse projecten. In een volgende stap neemt Care Property Invest ook de oplossing voor scanning en integratie in gebruik. Via RACS zal het bedrijf inkomende facturen scannen. Een digitale workflow zorgt aansluitend voor het goedkeuringsproces en de verwerking in de boekhouding.

De belangrijkste meerwaarde van RACS bevindt zich op het vlak van rapportering. “Met name de dashboards maken het verschil”, stelt Filip Van Zeebroeck. “Met die tool kunnen we makkelijk zelf analyses maken. De resultaten stellen we op een overzichtelijke manier voor aan de raad van bestuur, onder meer via taartdiagrammen die een verdere drill-down toelaten.” Tegelijk biedt RACS een beter overzicht aan de CFO en zijn team. “Vroeger moesten we telkens weer schipperen tussen de boekhouding en Excel. Vandaag hebben we veel sneller toegang tot informatie. We kunnen de vragen van de business nu ook sneller en beter beantwoorden.”

“RACS biedt een beter overzicht aan de CFO en zijn team. Vroeger moesten we telkens weer schipperen tussen de boekhouding en Excel. Vandaag hebben we veel sneller toegang tot informatie.”

Veerkrachtige organisatie

Algemeen gesteld zorgt RACS bij de financiële afdeling van Care Property Invest voor meer efficiëntie. Tegelijk krijgen finance en de business meer zicht op wat er in de diverse projecten gebeurt. “We zijn een beursgenoteerde onderneming”, besluit Filip Van Zeebroeck. “Het spreekt vanzelf dat we over een sterke, professioneel uitgebouwde financiële functie beschikken. Tegelijk hebben we nood aan een veerkrachtige organisatie, die in staat is om onze aanhoudende groei te ondersteunen. RACS helpt ons daarbij. De hogere efficiëntie en productiviteit die we dankzij RACS realiseren, laat ons toe de verdere groei van de onderneming met het bestaande team op te vangen.”