De troeven van RACS volgens Kris Van Wiele
Kris Van Wiele, General Manager Finance bij NYK Group kent de shippingsector door en door. Zijn ganse carrière heeft hij opgebouwd in de maritieme sector. In 2007 werd Kris aangetrokken om voor NYK te komen werken. NYK Bulkship Atlantic zat oorspronkelijk in Londen en is sinds 2007 naar Antwerpen verhuisd.
“Bij de opening van het nieuwe kantoor ben ik bij NYK begonnen. We werken op het financiële departement met een team van 3 personen in Antwerpen en 2 personen in New York.”
Context
NYK is opgedeeld in regio’s. Wereldwijd telt het bedrijf zo’n 35.000 mensen. De hoofdzetel is gevestigd in Tokyo. NYK Bulkship Atlantic heeft vestigingen in Antwerpen en New York.
“Hier in Antwerpen werken we met een multicultureel team van een 30 mensen met wel 13 verschillende nationaliteiten. NYK Bulkship Atlantic exploiteert eigen schepen en maakt contracten voor Tokyo waar wij als broker opereren. De financiële opvolging en rapportering wordt door ons verzorgd.
Enkele jaren geleden werd in Tokyo beslist om van ERP systeem te veranderen. Aangezien ons boekhoudsysteem ook onderdeel was van dit ERP systeem, moesten we een nieuwe manier vinden om contracten en facturen te linken. We hadden nood aan een specifiek boekhoudpakket dat met het nieuwe shippingsysteem IMOS kon communiceren. Een software dat geïntegreerd kan werken, is niet zo makkelijk te vinden op de Belgische markt.”
Op zoek naar een nieuw financieel management systeem
“In onze zoektocht naar een nieuw boekhoudsysteem waren we het intern snel eens over de parameters die we belangrijk vonden. Deze 5 punten waren in het beslissingsproces doorslaggevend:
- Een Belgische software, dat de Belgische regelgeving kent en volgt.
- Een partner met kennis en ervaring in complexe administratieve structuren. Ervaring in onze sector was een extra troef.
- Een partner die nabij is en makkelijk bereikbaar zodat we kunnen rekenen op toegankelijkheid en flexibiliteit.
- Het nieuwe boekhoudsysteem zou idealiter rechtstreeks data uit het shippingssysteem halen, zodat efficiëntie en accuraatheid kon gegarandeerd blijven.
- Een systeem dat handig in gebruik is, met niet te veel toeters en bellen, maar to-the-point.
Met de referentie en aanbeveling die we hadden, waren we meteen in contact gegaan met RACS. Het beslissingsproces verliep vlot omdat RACS kon bieden wat we nodig hadden.”
“Ik heb al verschillende programma’s gebruikt in mijn carrière in de maritieme sector. RACS heeft me aangenaam verrast.”
Troeven van RACS
“We zijn ondertussen live gegaan met RACS. En het loopt vlot. Hier en daar moet er nog wat bijgestuurd worden maar dat is te verwachten. In de toepassing zit tevens het leerproces voor de gebruikers. Dan merk je pas dat we nog wat zaken kunnen optimaliseren.”
We vroegen aan Kris wat hij als belangrijkste troeven van RACS ervaart?
Troef 1: Met RACS heb je een partner die meedenkt en concrete oplossingen voorstelt. Zo is de afstand tussen de Architect bij RACS en mezelf heel kort. Ik kan rekenen op een uitstekende follow-up. En dat is nodig in onze branche. Bij een follow-up is het belangrijk om te kijken of er andere en betere manieren zijn om iets te doen.
Troef 2: De kracht van RACS software om vlot te communiceren met de scheepsvaartsoftware. Zo’n koppeling kost meestal veel tijd en geld. Bij RACS gebeurde dat op een pragmatische manier in samenwerking met onze afdelingen in Londen en Japan.
Troef 3: RACS biedt een heel gebruiksvriendelijk en niet te complex systeem. Het is niet te simpel, maar juist genoeg. Alles zit er in.
Troef 4: De interface moet gemakkelijk zijn. Bij problemen kan je gemakkelijk met RACS communiceren. Zeker gezien de verschillende tijdzones waarmee we moeten rekening houden.
Troef 5: Het systeem is flexibel en ook het RACS team werkt flexibel. Aanpassingen zijn bespreekbaar op basis van veranderende noden.
Troef 6: Een goede samenwerking primeert en daar kunnen we op rekenen met RACS. Er zijn bij de opstart heel wat gesprekken en discussies geweest. Uiteindelijk is het allemaal nieuw voor ons. Het was een aanpassing in het begin maar ze hebben duidelijk onze noden begrepen. De afstand is heel klein, het is makkelijk om contact te leggen en vragen te stellen met het team van RACS.
Troef 7: RACS is gebruiksvriendelijk en gemakkelijk in gebruik. Opladen met Excel is eenvoudig. De koppeling met NYK Tokyo loopt goed en dat is voor ons essentieel.
Troef 8: Vooral in rapportering is RACS heel snel en gemakkelijk. Resultaten uit het systeem genereren gaat sneller. Er zijn meer mogelijkheden inzake rapportage en informatie. Voor ons belangrijk omdat we onder andere met verschillende boekhoudplannen werken in de organisatie. Het komt beslist de efficiëntie ten goede.
Troef 9: Onze BTW rapportering zit nu in RACS wat in ons vorige systeem niet het geval was. Handig.
Troef 10: RACS is geïnstalleerd op de Azure Cloud omgeving dat beheert wordt door NYK. Dit verloopt zonder problemen en de performantie van RACS is uitstekend.